Ecrire pour le business

R&D Médiation travaille avec de nombreux partenaires ayant à produire des documents pour le business: rapports, comptes-rendus, analyses, mémos. Ce petit guide reprend les principaux conseils de rédaction lorsqu’il faut produire un document à but professionnel.

Préambule

Toutes les règles énoncées ici peuvent être transgressées. C’est notamment le cas lorsque l’auteur veut produire un effet, ou susciter une réaction chez le lecteur. Le texte professionnel écrit n’est pas la transcription alphabétique de la voix. Il n’a pas vocation à remplacer l’échange oral, mais à véhiculer une information destinée généralement à permettre une prise de décision (achat, vente, engagement, dégagement…) en connaissance de cause, en évitant de faire perdre son temps au lecteur. Écrire ce qui autrement aurait été dit reviendrait à laisser le lecteur reconstituer l’information structurée à partir d’un blabla par définition linéaire, ce qui est très désagréable.

Pour en finir avec l’orthographe et la grammaire

L’essentiel de ce qui a occupé nos parents, l’orthographe, les accords, les exceptions sont désormais très aisément traités par le fantastique et indispensable logiciel de correction canadien Antidote que ce soit en français ou en anglais. Antidote ne se contente pas de corriger, il explique. Même si parfois quelques raffinements linguistiques lui échappent, il ne devrait pas rester de fautes évidentes pouvant gêner la lecture une fois le scanner passé. Il n’y a donc plus guère de risque de laisser trainer des coquilles dans les textes. Dans ce document, l’orthographe ne sera donc pas abordée.

L’intention

Cela peut paraître évident, mais avant d’écrire, il faut voir une intention. Cette intention correspond à ce que vous espérez produire comme résultat dans la tête de votre lecteur. Celui-ci peut être un lecteur générique, ou bien un lecteur spécifique pour lequel vous écrivez un texte qui lui est spécialement destiné. Dans les deux cas, l’intention est à définir, mais le moyen de la formuler peut être différent. L’intention se traduit par quelque chose qui débuterait par « permettre de … ». À titre d’exemple, nous pouvons citer : permettre de justifier un achat, permettre de décider d’agir, permettre de décider de détruire, permettre de décider d’attendre, permettre de prendre conscience de quelque chose. L’intention peut, ou non, être explicitement exprimée. Il est inutile de commencer à écrire sans intention. Si le lecteur est connu, il est toujours plaisant de rendre le texte plus digeste pour lui en fonction de son type de personnalité dans la quadripartition usuelle: si c’est un conservateur, il faut lui démontrer comment l’intention s’inscrit dans la normalité (qui pour lui est synonyme de fréquence). Si c’est un homme d’action, le texte doit prouver comment l’intention lui permet d’agir de meilleure façon. Si c’est un homme social, l’écrit dira comment l’intention est juste. Enfin, s’il est rationnel, l’écrit devra montrer comment l’intention renforce sa compréhension.

L’intention a aussi une face B. Si mon intention est légitime, il faut aussi justifier qu’elle est utile, profitable, bénéfique ou protectrice pour le lecteur. Dans ce document mon intention est de permettre à des auteurs de textes professionnels de produire des écrits de meilleure qualité. La face B de mon intention, vue du côté de l’utilisateur, est que celui-ci aura, en tant qu’auteur, une meilleure conversion de ses propres intentions par ses lecteurs. Il s’agit donc dans ce cas d’une mise en abyme, justifiant le ton de cet article.

La structure

Dans la littérature occidentale, il n’existe que six types de structures de textes que je ne détaillerai pas ici [1]. Pour la rédaction business, la méthode la plus simple, la plus efficace, et que tout le monde attend demeure thèse/antithèse/synthèse.

La thèse est l’exposition de ce que vous voulez exprimer. L’antithèse est normalement la discussion de ce qui va à l’encontre de votre projet, mais que vous allez rapidement balayer pour justifier votre thèse. Cela peut être un simple développement de l’argumentaire. La synthèse reprend les éléments saillants et justifiant la validité de votre intention.

Les références

Deux situations peuvent se produire. Dans la première, vous êtes le producteur d’un contenu original sorti tout droit de votre génie et vous n’en êtes pas à votre coup d’essai (par exemple vous êtes Michel Serres).  Dans la seconde, vous êtes un honnête professionnel en train de faire son métier. Si dans le premier cas vous pouvez vous passer de références, ce n’est pas le cas dans le second. Un auteur sans référence est une nouvelle personne qui a une opinion. C’est intéressant, mais il y en a d’autres. En Recherche, même en Recherche industrielle, la référence est indispensable. Le must c’est de faire référence à soi-même, dans un livre ou une publication qui elle-même a été relue et approuvée par des référents (voilà, c’est fait[2]). Pour bien faire cela, un gestionnaire de référence tel que Zotero est la solution la plus simple et la plus facile à mettre en oeuvre. Il va sans dire – donc, écrivons-le vite – que les références à une page web sur un site conspirationniste ou pire, à un conseil sur le forum de doctissimo, ne sont pas acceptables. Une référence est un livre – non auto édité-, une publication avec comité de lecture, un brevet… Le site web peut toutefois être indiqué en note de bas de page si le besoin s’en fait sentir.

Diluer, précipiter, extraire

Écrire un texte professionnel a quelque chose à voir avec la chimie. La tendance naturelle est de diluer ce que l’on veut dire sur la base d’une impression fausse qui voudrait que plus il y en a mieux ce sera perçu. En fait, si ce que vous avez à dire tient en une ligne, votre lecteur perd son temps si vous en faites deux pages. La très grande majorité des pavés de management se résument sans se forcer en 5000 caractères. L’opération de chimie qui consiste à obtenir des cristaux purs à partir d’une solution diluée s’appelle la précipitation. C’est cela qu’il faut faire pour limiter la mobilisation du lecteur qui a autre chose à faire que de vous lire. S’il veut lire 500 pages, autant qu’il prenne une oeuvre d’art, un Homère, un Marguerite Yourcenar, un Borges, certainement pas vos réflexions sur le marché des nanotubes.

Ponctuation

La ponctuation sera corrigée par Antidote. Toutefois, certaines pratiques sont assez « négatives ». Par exemple, les guillemets de part et d’autre du mot « négatives » ne veulent rien dire. Les pratiques sont négatives ou ne le sont pas. Lorsque l’on utilise cela, on veut dire négative;-) Sauf que l’on n’ose pas parce qu’on est pas sur les réseaux sociaux. Des tentatives d’introduire une ponctuation nouvelle appelée point d’ironie en 1905 n’ont jamais suscité l’adhésion, mais il n’est pas impossible qu’un certain nombre de smileys deviennent usuels dans les textes professionnels dans un futur proche, car ils correspondent à un support de sens qui, écrit normalement, prend beaucoup de place.

Il ne faut pas hésiter à utiliser – puisqu’elles sont disponibles- des alternatives à la virgule. Le tiret (qui n’est pas un trait d’union) joue ici le même rôle que les parenthèses et cela aère un peu le texte.

Attention: il y a des différences d’usage en français et en anglais.

 

On

Les anglophones ont la chance inestimable et injuste de ne pas avoir le mot « on » dans leur langue. « On » est haïssable. Il faudrait, théoriquement, l’éliminer partout, mais il revient tellement facilement que c’est presque impossible. On peut toutefois le surveiller. 😉

Être

Le verbe être est une véritable plaie, car il a pas moins de sept sens différents. Ce simple fait constitue les ressorts d’une catastrophe irrésistible. Par exemple, dans un compte rendu, écrire « la technologie machin est intéressante » n’avance à rien. Pourquoi l’est-elle? Pour qui? Nous avons tous tendance à nous soumettre au biais de confirmation qui nous pousse à survaloriser des informations qui confirment nos croyances par rapport à celles qui les infirment[3]. C’est un effort de tous les instants pour ne pas céder et le verbe être ne nous y aide pas. À tel point qu’un des élèves de Korzybski (sémantique générale) a proposé E-prime [4], un anglais sans le verbe être. Le résultat est assez laid, mais a le mérite d’être clair. Ainsi notre phrase deviendrait « Je considère à partir de ma foi que la technologie machin présente des caractéristiques dignes d’intérêt pour d’autres personnes que moi ». Sans aller jusque là, limiter l’usage du verbe être présente de nombreux intérêts.

Blagounette et manipulation

Comme vous le savez, les rappeurs casent leur nom dans le texte de leurs chansons, les réalisateurs passent dans le champ de la caméra de leur films, les informaticiens dissimulent des easter eggs dans les logiciels. Il n’y a pas de raison que les auteurs ne dissimulent pas quelques doubles-sens dans leurs textes. Par contre, y coller une grosse blague est une assez mauvaise idée pour plusieurs raisons. D’une part si l’humour noir est corrélé, fortement, à l’intelligence [5], celui-ci n’est pas plus que celle-là disponible en abondance. D’autre part si l’une des règles d’écriture d’article dans Wikipedia est une neutralité de ton, cela demeure un objectif vers lequel tendre, mais qui demeure en réalité hors de portée. Ceci n’empêche toutefois pas d’y penser. Il existe également une liste de sophismes que certains emploient bien volontiers et parfois inconsciemment. Certes, c’est au lecteur d’apprendre à reconnaître qu’il est manipulé. Mais c’est aussi à l’auteur honnête de ne pas le faire. Un exemple fréquemment observé est le faux dilemme: « Soit vous innovez, soit vous ferez faillite ». Cette manipulation conduit à ne laisser au lecteur qu’un choix limité, alors qu’il existe une infinité d’options et de degrés légitimes. Ces techniques, c’est un peu la magie noire de l’écriture. Très efficace et tentant, il faut y résister.

Le gueuloir et comité

Flaubert réduisait la taille de ses textes en utilisant un gueuloir. Il s’agit de les prononcer à haute voix. Les surgras apparaissent alors et il suffisait de les couper. Bon, lui gueulait devant Zola et Tourgueniev évidemment. Mais vous pouvez monter un « comité de lecture » avec des amis à l’esprit critique pour relire vos proses (j’en profite pour remercier le mien. Passez-moi un email si vous voulez en faire partie).

 

Synthèse

Pour un professionnel, un consultant, un ingénieur, produire un texte de mauvaise qualité revient à la même expérience que celle qui verrait un grand chef cuisinier servir ses plats gastronomiques par terre. Certes, il y en aura pour le manger quand même, qu’ils soient très tolérants ou bien qu’ils aient très faim, mais ce n’est pas très juste ni pour les uns ni pour les autres. Améliorer ses écrits professionnels est un processus. Personne n’est ni ne sera jamais parfait. Mais l’attention portée revêt de l’importance. Il n’y a pas d’amour, rien que des preuves d’amour, disait Reverdy, un texte dense et lisible en est une.

Références

[1] Reagan, Andrew J., Lewis Mitchell, Dilan Kiley, Christopher M. Danforth, and Peter Sheridan Dodds
2016, The Emotional Arcs of Stories Are Dominated by Six Basic Shapes. arXiv:1606.07772 [Cs]. http://arxiv.org/abs/1606.07772, accessed July 9, 2016.
[2] L. E. BRUNET, “Recherche développement innovation (RDI) en entreprise,” Techniques de l’ingénieur Management et ingénierie de l’innovation, vol. base documentaire : TIB564DUO., no. ref. article : ag210, 2016.
[3] R. S. Nickerson, “Confirmation bias: A ubiquitous phenomenon in many guises.,” Review of General Psychology, vol. 2, no. 2, pp. 175–220, 1998.
[4]J. Bourland D.David, “TO BE OR NOT TO BE: E-Prime As a Tool for Critical Thinking,” ETC: A Review of General Semantics, vol. 46, no. 3, pp. 202–211, 1989.
[5]U. Willinger et al., “Cognitive and emotional demands of black humour processing: the role of intelligence, aggressiveness and mood,” Cogn Process, pp. 1–9, Jan. 2017.
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